Esta es la pantalla general de ingreso de información al sistema se encuentra en el menú de Alimentación de la Información de la pantalla principal del sistema MyContsys o combinando las teclas Ctrl+D; por acá el usuario puede ingresar cualquier tipo de asiento tales como: Compras, Ventas, Cancelaciones, Ingresos, Honorarios y también asientos que no tengan nada que ver con este tipo de asientos "Comunes" los cuales podrían ser identificados con la fuente "D" de Diario, cabe mencionar que por esta opción el usuario deberá ingresar línea por línea cada uno de los asientos como lo mostramos a continuación en los ejemplos siguientes:

Al ingresar un Voucher de compras o un Voucher de ventas, debemos considerar lo siguiente:

1ro. Cuenta de Gasto o Ingreso (Clase 6 o 7)

2do. Cuenta de I.G.V.

3ro. Cuenta de Provisión (42, 46 o 12)

En caso de tener una compra con parte afecta e inafecta consideremos lo siguiente:

1ro. Cuenta de Gasto o Ingreso con parte Afecta

2do. Cuenta de I.G.V.

3ro. Cuenta de Provisión con la parte afecta mas la inafecta

4to. Cuenta de Gasto por la parte Inafecta.

 

En caso de la cancelación de una compra o de una venta:

1ro. Provisión o Provisiones (Tantas 12s o 42s) se cancelen.

2do. Pago à    101 ( Caja )

                     104 ( Bancos ).

A continuación detallaremos paso a paso los campos de información que deben ingresarse en la siguiente pantalla:

Fecha de ingreso.- El sistema presenta la fecha del día del ingreso, esta no puede ser modificada.                             

Fecha de movimiento.- En este campo se coloca la fecha de emisión del documento contable al ingresar sea este una Factura, Recibo por Honorarios, Cheque y demás documentos contables, la fecha no define el mes en el que se registra el documento, así tenemos documentos de fecha del mes de Mayo que pueden ser ingresados en el mes Junio, por defecto aparece la fecha del día la cuál puede ser modificada por el usuario.

Periodo.- Se refiere al mes en donde debe registrar el asiento. Para este caso lo convencional son los meses del 01 al 12, quedando para asientos - contables de apertura el mes 00 y para el cierre de cuentas de gestión y generación de resultado del ejercicio el mes 13.

Fuente.- En este campo identificamos el código de los SubDiarios contables, por ejemplo ‘C’ para Compras, ‘V’ para Ventas, ‘E’ para Egresos y además esta tabla viene con datos por defecto pero el usuario la puede personalizar si lo considera necesario, por lo general no son mas de 7 u 8 estos códigos.

Moneda.- Fácil de entender, es Nacional, Extranjera, Compra o Venta. Depende de la moneda de la operación a ingresar y del tipo de cambio que se desee usar.

Voucher.- La numeración de los vouchers es de manera automática. El sistema está preparado para mostrar siempre el último valor ingresado. De esta manera no tiene que ingresar en varios registros la misma información.  El número es un automático que empieza cada mes de ‘00001’ y es por cada Fuente: ‘00001C’, sería el primero de compras del mes en curso agregándole 00 si el asiento es en moneda nacional y $1 si es en moneda extranjera Ejemplo: 00001C00 es el primer vouchers de compras en moneda nacional.

Cuenta.- Se debe ingresar un Código de cuenta valido. Automáticamente debe aparecer en la parte inferior de este campo la descripción de la cuenta tal como fue definida en su Plan General de Cuentas.

Si esta cuenta pertenece a las cuentas de “Bancos” y UD. ha adquirido el modulo de ‘Impresión de Cheques x Computadora’, deberá definir esta cuenta en la tabla de Bancos Ctas.Ctes para que de esta manera el correlativo de los cheques sea automático.

Auxiliar 1 y 2.- Debe ingresar el Código de una cuenta auxiliar válida según como esté definido su Plan Auxiliar de Cuentas. La descripción del auxiliar, aparece junto a la de la cuenta principal automáticamente.

Muchos asientos contables se manejan sin Auxiliar. Ingrese el Código solo si es necesario, como para las Compras es necesario el código del Proveedor, como para las Ventas el Código del Cliente, así el sistema podrá mantener un sencillo reporte de cuentas por pagar y cobrar.

En las cuentas de gastos o ingresos es importante el auxiliar para asignar Centros de Costos, Sucursales, Plantas, Puertos, Almacenes y/o demás conceptos de agrupación de gastos/ingresos.

Tipo de Documento.- Sirve para ingresar la clase de documento que se vaya a provisionar o el tipo de documento con el que se va a cancelar según sea el caso al que pertenece el asiento contable. La Codificación viene de Sunat además el usuario puede crear otros tipos de documento, puede utilizar hasta 2 caracteres alfanuméricos como código. Por Ej: 

CH =  Cheques

LT  =  Letras

01  =  Facturas

03  =  Boletas, etc.

N° Documento.- Este campo sirve para construir un sistema de Cuentas Corrientes por Documento. En el se registra el número de letra, factura, recibo o documento  que sirva para identificar la transacción contable.  

Descripción.- Campo en el cual se ingresa una breve glosa detalle o motivo del Voucher.

Debe o Haber.- Aparece de manera automática. Ya que esto fue ingresado previamente en el plan de cuentas por cada cuenta ingresada. Pero es un botón de selección que puede cambiar el usuario.

Importe soles, Importe dólares.- Opción en la cual se ingresa la cantidad monetaria del documento a ingresar ya sea este de dólares o soles. Previamente la moneda fue seleccionada por usted en la opción Moneda.

Saldos soles, saldo dólares.- En esta casilla arroja la cantidad de saldo que va quedando después del ingreso del Voucher cuando esta cantidad este en 0.00 significa que el Voucher esta cuadrado, recuerde que por esta opción el vouchers es ingresado línea por línea.                                                           

Fecha de Vencimiento.- Fecha en la que vencerá la obligación ingresada previamente, no es obligatorio el uso de este campo.         

Información de origen Notas de Crédito / Débito  Aquí el usuario deberá digitar el número de referencia del documento por el cual se esta haciendo la nota de crédito/débito según corresponda.

Todos los campos que tengan una lupita significa que tienen pantalla de ayuda de búsqueda la cual se activará con presionar la tecla (F2).

 

NOTA.- Cuando desee ingresar un asiento que solo se grabe en moneda nacional y no en bimoneda deberá ingresarlo por la pantalla del diario, con  la fuente A, y comenzar el número de vouchers con AJ. Y si desea lo contrario que solo se grabe en moneda extranjera ($), el número de vouchers empezará con AX, y también será ingresado por la pantalla del diario con la fuente A.